• EU
  • English (UK)
  • Bulgaria
  • Croatian
  • Estonian
  • Finnish
  • French
  • Greek
  • Italian
  • Polish
  • Romanian
  • Slovenian
  • Swedish

Poziom 1

Moduł 3.4: Angażowanie interesariuszy

Metody działania

SZCZEGÓŁOWE OPRACOWANIE ZAGADNIEŃ “LUDZIE”, “POLITYKA”, “TECHNOLOGIE”  I “FINANSOWANIE”

Zaangażowanie decydentów politycznych


-    Na samym początku procesu, określ rezultaty jakie chciałbyś uzyskać (np. zmniejszenie zużycia energii w administracji samorządowej), ustanawiając ich zakres, co pomoże dostosować metodologię angażowania do oczekiwanych rezultatów. W ich osiągnięciu pomaga wyznaczanie celów w sposób ustrukturyzowany za pomocą metody S.M.A.R.T. Zgodnie z akronimem tworzącym nazwę koncepcji, sformułowane cele powiny być:

S
zczegółowe
Mierzalne
Osiągalne
Istotne
Określone w czasie

-    Zwróć również uwagę na kontekst, w jakim będzie się odbywało angażowanie interesariuszy (problem opisany w części I modułu- Podstawy).

• Interesariusze: Lokalni politycy, decydenci polityczni

-    Należy zwrócić uwagę na to jak zdobyć  zaangażowanie dokładnie tego polityka, który może przyczynić się do zmiany polityki /działań/zobowiązań skierowanych na dostarczenie pożądanego rezultatu np. zmniejszenia zużycia energii. Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie potencjalnych kluczowych interesariuszy.
-    Powołaj do tego zespół i stwórzcie razem listę najważniejszych polityków w samorządzie, ich role, tematy, którymi się interesują i projekty, którymi się zajmują. Czy któryś z nich ma już jakieś osiągnięcia w dziedzinie energii/ochrony środowiska? Pogrupuj ich przykładowo:

  • ci, którzy są odpowiedzialni za sprawy energii/ochrony klimatu
  • ci, których dotykają pośrednio decyzje zw. z energią i klimatem np. budynki, zdrowie
  • ci, którzy aktualnie mają znaczenie w samorządzie
  • ci, którzy są całkowicie przeciwko takim działaniom

-    Takie grupowanie podmiotów można potraktować  jako sposób dotarcia do różnych grup ludzi. Stosując  "zainteresowanie i wpływanie" (kwadrant Brysona, 1995) łatwiej będzie zadecydować jakie podmioty chcesz zaangażować i skonfrontować je z wymaganiami Twojego projektu:

 

-    Dzięki tej metodzie będziesz w stanie ustalić priorytety Twoich działań i rodzaj zaangażowania, jaki jest Ci potrzebny. Metoda może być zastosowana do różnych rodzajów interesariuszy. Tabela poniżej przedstawia przykładową strategię zaangażowania opartej na stworzonej wg tej metody mapie interesariuszy.

 

Realny wpływ/siatka zainteresowań wg Eden i Ackermann (1998: 121-5, 344-6).

• Strategia komunikacji

-    Komunikacja jest integralną częścią sporządzania każdego SEAPu i nie powinna być jednorazowa. Kluczowym podejściem oraz jest informowanie i motywowanie wszystkich interesariuszy.
-    Przy opracowywaniu szczegółowego planu komunikacji, należy wziąć pod uwagę:
• wymagany typ informacji;
• częstotliwość komunikacji;
• dostawcę komunikacji;
• kanał komunikacji dla każdego interesariusza
-    Wykorzystaj istniejące kanały i nie zapomnij o używaniu nowych technologii tj. intranet, e-maile, itd. Przede wszystkim należy skupiać się na tych narzędziach, które są najbardziej dostosowane do decydentów politycznych. Komunikacja powinna być oparta na dwustronnym dostarczaniu informacji, możliwości stawiania pytań, komentarzy i opinii.
-    Poniżej prezentujemy przykładowy szablon komunikacji, który umożliwia zidentyfikowanie potrzeb informacyjnych interesariuszy oraz zapewnienie częstego kontaktu. Bardziej szczegółowe plany będą opracowywane dla konkretnych etapów projektu.

Podmiot

Rola

Wymagany typ informacji

Dostarczanie informacji

Częstotliwość komunikacji

Kanał

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• Plan Angażowania:

-    Należy zarezerwować określony czas na zlecenie planu oraz powołanie osoby , która będzie za niego odpowiedzialna.
-    Plan powinien zawierać:

  • Główny cel, w jakim jest tworzony
  • Kontekst : opis, cele, wyniki prac
  • Wstęp (określ zakres prac),opis w jaki sposób przeprowadzona została analiza interesariuszy – użyj w tym celu wypełnionego kwadrantu Brysona
  • Ramy czasowe planu
  • Środki finansowe
  • Strategię komunikacji
  • Logistyczne aspekty
  • Wybór metod i narzędzi potrzebnych do angażowania
  • Załącznik z listą interesariuszy 

-    Przykład planu angażowania znajdziesz tutaj.

• Metody:

-    Istnieje wiele sposobów komunikacji:

  • Informacja i edukacja: broszury, newsletery, reklama, wystawy, wizyty studyjne.
  • Informacja zwrotna: infolinie, strony internetowej, publiczne spotkania, telekonferencje, ankiety i kwestionariusze , sondaże.
  • Zaangażowanie i konsultacje:. warsztaty, grupy dyskusyjne, fora, wywiady.
  • Pogłębione zaangażowanie: specjalne komitety samorządowe, sądy obywatelskie.
  • One-to-one lub wywiad: to doskonała okazja do zebrania informacji i budowania relacji, niemniej to jednak bardzo czasochłonna metoda i powinna być użyta w przypadku kluczowych zagadnień i najbardziej wpływowych interesariuszy .
  • Grupa fokusowa: pozwoli Ci otrzymać wysokiej jakości informacji oraz dostarczy pewności  kluczowym interesariuszom, że są zaangażowani i wysłuchani. Nie unikaj włączania do grupy trudnych interesariuszy. Jeśli spotkania będą dobrze moderowane jest duża szansa, że to oni właśnie staną się liderami projektu. A nawet jeśli nie, to z pewnością będziesz w stanie mieć ich na oku.
  • Listy: narzędziem, które pozwoli rozpocząć proces może być list intencyjny od starszego członka lub wcześniej zaangażowanego partnera. Niemniej jednak w następnej kolejności warto skorzystać z podejścia one- to one bądź grupy fokusowej.
  • Wykorzystanie technologii: Aby na bieżąco informować podmioty zaangażowane w proces, możesz stworzyć osobny dział na stronie internetowej dotyczący szczegółów projektu. W odniesieniu do najbardziej wpływowych interesariuszy możesz specjalną przestrzeń do przeprowadzania ankiet. Możesz również wykorzystać forum, jako miejsce do wymiany opinii.

-    Po nawiązaniu kontaktu z podmiotami zapytaj ich jaka metoda współpracy jest dla nich najodpowiedniejsza oraz  przez jaki okres czasu są gotowi współpracować.

• Ewaluacja i przegląd procesu angażowania:

-    Pozwala ocenić czy proces przebiegł pomyślnie i zakończył sukcesem, wg poniższych aspektów:

  • Przebieg procesu angażowania

    • Czy udało Ci się otrzymać wszystkie potrzebne informacje?
    • Czy wskaźnik otrzymanych odpowiedzi był taki jakiego oczekiwałeś?
    • Czy używane przez Ciebie metody były odpowiednie? Które były najlepsze, a które najgorsze?
    • Czy ustalony harmonogram był realistyczny i możliwy do zrealizowania?

  • Koszty

    • Czy był to dobry stosunek jakości do ceny?

  • Wyniki

    • Czy było warto?
    • Czy coś się zmieniło?

• Kontynuacja:

-    Zadbaj o poinformowanie zaangażowanych podmiotów o decyzjach jakie zostały podjęte w wyniku procesu oraz utrzymuj z nimi stały kontakt.
-    W razie potrzeby przy aktualizacji planu SEAP przeprowadź kolejne spotkania angażujące.
-    Skonsultuj ze wszystkimi podmiotami ich potrzeby w zakresie raportowania oraz wymagania. W wyniku konsultacji zawrzyj obustronne porozumienia  o obowiązkach każdej ze stron. Z pewnością będziesz musiał regularnie  prosić interesariuszy o dostarczenie informacji oraz raporty, ale zaowocuje to ścisłą i długotrwałą współpracą.

ANGAŻOWANIE PRACOWNIKÓW SAMORZĄDU

-    Pracownicy samorządu są bardzo ważni w procesie SEAP – angażując ich zrozumiemy lepiej ich znaczenie i ich rolę w tym procesie. Rozwiązania zaproponowane dla grupy decydentów politycznych mogą być również wykorzystane w kontaktach z pracownikami.
-    Zwróć uwagę na struktury zarządzania i kierowania działaniami redukcyjnymi w Twoim samorządzie. Możesz zaangażować kierownictwo wyższego szczebla, aby wdrożyć pracę międzywydziałową, w celu połączenia różnych działań.
-    Zidentyfikuj ludzi lub wydziały, których praca może łączyć się z redukcją emisji dwutlenku węgla. Niektóre z tych grup mogą mieć wyraźne redukcji emisji, innym trzeba będzie wskazać związek między tym, co robimy wspólnie wokół SEAPu, a ich własnymi priorytetami (np. odnosząc się do zdrowia i ubóstwa energetycznego mieszkańców).
-    Możesz zorganizować wewnętrzną kampanię informacyjną i uwrażliwiającą innych na tematy zrównoważonej energii i transportu, ale również budującą sieć zależności pomiędzy zespołami i wydziałami. W ramach treningu, zapytaj co robią inne zespoły, by przyczynić się do zmniejszenia emisji dwutlenku węgla w gminie. Następnie możesz spróbować wpłynąć na ich zachowania tak aby swoim działaniem przyczynili się do szybszego zmniejszenia emisji CO2, ale także opracować wspólne działania (np. proponowanie  porad dot.  energii w kontaktach z klientami w call-center).

-    Można stosować różne kanały komunikacyjne, na przykład:

  • Drukowane materiały i publikacje :

    • Gazetka lokalnego samorządu /newsletter
    • Poczta elektroniczna – stwórz markę wysyłając charakterystycznie oznaczoną pocztę do wszystkich interesariuszy 
    • Tablice informacyjne w poszczególnych wydziałach urzędów

  • Komunikacja wizualna:

    • Internet/intranet
    • Forum
    • Filmy wideo

  • Bezpośredni kontakt: 

    • Spotkania zespołu
    • Prezentacje dla kluczowych wydziałów
    • Spotkania indywidualne z kadrą kierowniczą, mogą być również w towarzystwie kluczowych decydentów politycznych lub innych ważnych osób, aby zapewnić ich pełne zaangażowanie

-    Lokalny samorząd z pewnością ma swoje utarte kanały komunikacji z całą społecznością i mogą być one wykorzystane w procesie tworzenia SEAPu:

  • Współpraca z sektorem prywatnym: kluczowa w procesie angażowania i dostarczania wyników w szczególności kiedy dotyczą redukcji emisji CO2 pochodzących z sektora prywatnego i przemysłu oraz w celu uzyskania uprzedniego wsparcia i poparcia (np. formalnej deklaracji).
  • Zaangażowanie szkół: można zaangażować młodzież w każdym wieku, zarówno w formalnym programie nauczania lub poprzez zabawę, gry i konkursy. Istnieje wiele dostępnych materiałów - zajrzyj tutaj.
  • Zaangażowanie społeczności: walka ze zmianami klimatu wymaga zaangażowanie całej społeczności nie tylko jednej instytucji bądź organizacji. Potrzeba również zaangażowania i ostatecznie przejęcia odpowiedzialności za projekt lub temat. Projekt ENGAGE przedstawia ciekawe podejście wraz z przykładem Heidelbergu.
  • Współpraca regionalna : każde miasto/gmina ma sąsiadów i może współpracować z nimi nie zaważając na granice geograficzne danej JST np. w związku z regionalną siecią transport publicznego oraz tworzeniem lokalnych odnawialnych źródeł energii. Takich przykładów udanej współpracy jest mnóstwo.

• Finansowanie: Pieniądze i ... pieniądze

-    Wybierając  systematyczne podejście (lepiej nie ad-hoc), oparte na działalności biznesowej, możliwe będzie uzyskanie lepszych rezultatów szczególnie w odniesieniu do zainwestowanego czasu i środków finansowych, jak i również oszacowanie problemów i ryzyk związanych z interesariuszami i zarządzanie  nimi.  Dobra alokacja obowiązków związanych z angażowaniem interesariuszy do odpowiednich jednostek biznesowych, inkorporacji procesu angażowania do działań projektowych zwiększa szanse, że będzie on służyć celom projektu lepiej niż kolejne kosztowne działanie niemożliwe do wykonania.

 

• Jak uzyskać środki fianansowe?

-    Finansowanie procesu angażowanie powinno być częścią wyjściowego budżetu projektu sporządzania planu SEAP.
Finansowanie procesu może być również zapewnione przez odpowiednią komórkę samorządu terytorialnego, poprzez sponsoring innego kluczowego partnera jak np. dostawcy energii, bądź przez osobę trzecią np. programy europejskie.

 

 Collect your points...>>

 przejdź dalej...>>

Legal Notice
Project coordinator:Logo ICLEI
Supported by:Logo IEE